Kişisel Verileri Koruma Kurulunun 25/05/2023 Tarihli ve 2023/892 sayılı Karar Özeti

"İlgili kişinin kişisel verilerinin, Kooperatif ortaklığından ayrılmasına rağmen hukuka aykırı olarak işlenmeye devam edilmesini konu şikâyet" hakkında Kişisel Verileri Koruma Kurulunun 25/05/2023 tarihli ve 2023/892 sayılı Karar Özeti

Kuruma intikal eden şikâyette özetle;

• Kişisel verilerinin KOOPBİS’e (Kooperatif Bilgi Sistemi) hukuka aykırı olarak işlendiği,
• Kooperatif ortaklığından, Kooperatife sunduğu ihtarname ile ayrılmış olmasına rağmen Kooperatif tarafından kendisine genel kurul davetiyesi gönderilmesi suretiyle kişisel verilerinin işlenmeye devam edildiği,
• Kişisel verilerinin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunun (Kanun) 7’nci maddesine uygun olarak imha edilmesi talebinin yerine getirilmediği,
• İlgili kişi tarafından veri sorumlusuna yapılmış olan başvuruya süresi içinde cevap verilmediği

belirtilerek Kooperatif hakkında Kanun kapsamında gereğinin yapılması talep edilmiştir.

Konuya ilişkin başlatılan inceleme çerçevesinde veri sorumlusundan savunması talep edilmiş olup veri sorumlusu tarafından verilen cevapta özetle;

• Kooperatif kurulduktan ve kuruluş amacına ulaşıldıktan sonra kat mülkiyeti kurulamaması nedeniyle site içinde gerekli hizmetlerin verilmesi amacıyla İşletme Kooperatifine geçiş yapıldığı, 
• Kooperatifin olağan genel kurulunda seçilen yönetim kurulu üyelerinin arka arkaya görevden istifa ettikleri, 
• Yönetim Kurulu üyesi olan ilgili kişinin de bu süreçte istifa ettiği, ilgili kişinin de istifasıyla Kooperatif yönetiminin sahipsiz bırakıldığı, 
• İlgili kişinin istifa ettiği tarihte Yönetim Kurulunda halihazırda Yönetim Kurulu üyesi olan kişilerin bulunmadığı, ayrıca gelen giden defter kayıtlarında ilgili kişinin Kooperatif ortaklığından ayrıldığını belirten dilekçeye rastlanılmadığı, bu hususun ilgili kişiye verilen cevapta belirtildiği,
• Halihazırdaki Yönetim Kurulunun göreve geldiği tarihten cevabi yazı tarihine kadar KOOPBİS sistemine geçiş yapılmadığı,
• Daha sonra düzenlenecek Olağan Genel Kuruldan yetki alınarak KOOPBİS sistemine geçiş yapılmasının planlandığı, 
• Kooperatif Yönetim Kurulu’nun toplanarak ilgili kişiyi Kooperatif ortaklığından çıkarttığı ve söz konusu hususun ilgili kişiye tebliğ edildiği; bu çerçevede artık ilgili kişiye Genel Kurul davetiyesi ile Genel Kurul kararlarının gönderilmeyeceği,
• Kooperatif ortaklarının bilgilerinin üçüncü kişilerle kesinlikle paylaşılmadığı, tebligatların sadece ilgili ortağın kendisine gönderildiği

ifade edilmiştir.

Şikâyete ilişkin başlatılan inceleme çerçevesinde Ticaret Bakanlığı Esnaf, Sanatkârlar ve Kooperatifçilik Genel Müdürlüğünden bilgi ve belge talebinde bulunulmuş olup Bakanlık tarafından verilen cevapta özetle;

• 21/10/2021 tarihli ve 7339 sayılı Kooperatifler Kanunu ile Bazı Kanunlarda Değişiklik Yapılmasına Dair Kanunla, 1163 sayılı Kooperatifler Kanunu'na (Kooperatifler Kanunu) eklenen hükümler doğrultusunda yasal çerçevesi çizilen “Kooperatif Bilgi Sistemi”nin; 14 Ocak 2022 tarihli ve 31719 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren “Kooperatif Bilgi Sistemi Yönetmeliği” kapsamında 26.10.2022 tarihinde “koopbis.ticaret.gov.tr” alan adı ile hizmet verecek şekilde kurulduğu,
• Bu süreçte “koopbis.gtb.gov.tr” alan adında hizmet sunan, 2015/1 sayılı Genelge çerçevesinde idari kayıtların tutulduğu eski KOOPBİS kayıtlarının yeni sisteme aktarıldığı, eski KOOPBİS’in veri girişlerine ve internet erişimine kapatıldığı, yeni sistem üzerinde de veri aktarım ve yetkilendirme çalışmaları devam ettiğinden güncel ortaklık verilerinin kooperatifler tarafından sisteme işlenmesine henüz başlanılmadığı,
• Kooperatif Bilgi Sistemi verilerinde yapılan inceleme sonucunda; ilgili kişinin halihazırda ortak statüsü ile Kooperatif ortağı olarak sistemde kayıtlı olduğu, ilgili kişinin yönetim kurulu eski üyeleri arasında kayıtlı olduğu,
• İlgili kişinin Kooperatif ortaklık kaydı ve yönetim kurulu üyelik kaydının tarihinin Ankara Ticaret İl Müdürlüğü'nde görevli memur tarafından sisteme işlendiği,
• Kooperatif ortaklığı ve Yönetim Kurulu üyelik kaydının yine Ankara Ticaret İl Müdürlüğü'nde görevli memur tarafından sisteme işlendiği,
• Veri kayıt tarihlerinde yürürlükte olan 2015/1 sayılı Genelge'nin ekinde yer alan usul ve esasların I-7’nci maddesi çerçevesinde kooperatifin organ üyelerinin kayıtlarının ticaret il müdürlüğü personelleri tarafından gerçekleştirildiği, aynı usul ve esaslar doğrultusunda ortak verilerinin işlenmesinden ve güncel tutulmasından kooperatif yönetim kurullarının sorumlu olduğu 

ifade edilmiştir.

Konuya ilişkin yapılan inceleme neticesinde Kişisel Verileri Koruma Kurulunun 25/05/2023 tarihli ve 2023/892 sayılı Kararı ile;

• KOOPBİS’in veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden Ticaret Bakanlığının sorumlu olduğu dikkate alındığında söz konusu sisteme kaydedilen veriler bakımından Kooperatifin bir sorumluluğunun bulunmadığı, nitekim ilgili kişinin kişisel verilerinin Kooperatif tarafından KOOPBİS sistemine kaydedilmediği dikkate alındığında ilgili kişinin kişisel verilerinin KOOPBİS’e kaydedilmek suretiyle hukuka aykırı olarak işlendiği iddiası bakımından Kurul tarafından yapılacak bir işlem olmadığı,
• 1163 sayılı Kooperatifler Kanunu’nun “Ortaklıktan çıkmayı kabulden kaçınma” başlıklı 13’üncü maddesinin “Yönetim kurulu, anasözleşmeye uygun olarak yapılacak isteğe rağmen, bir ortağın kooperatiften istifasını kabulden kaçınacak olursa, ortak çıkma dileğini noter aracılığı ile kooperatife bildirir. Bildiri tarihinden itibaren çıkma gerçekleşir.” hükmünü amir olduğu; bu çerçevede ilgili kişinin talebi üzerine Noterlik tarafından gönderilen evrak, Kooperatife yapmış olduğu ihtarname ile 1163 sayılı Kooperatifler Kanunu’nun 13’üncü maddesi uyarınca ilgili kişinin Kooperatif ortaklığının sona erdiğinin anlaşıldığı, ilgili kişinin çıktığını bildirdiği tarihten itibaren kişisel verilerin işlenme şartlarının ortadan kalktığı dikkate alındığında veri sorumlusu tarafından ilgili kişinin kişisel verilerinin Kooperatif ortaklığından ayrılmasına rağmen genel kurul davetiyesi gönderilmesi suretiyle işlenmeye devam edildiği,
• İlgili kişinin kişisel verilerin imha edilmesi talebinin yerine getirilmediği iddiası bakımından Kooperatife ait internet sitesinde ortakların sahip olduğu payları ve ortakların adını ve soyadını gösterir şemaya yer verildiği görülmüş olmakla birlikte, Kurul Kararı tarihi itibariyle söz konusu erişim adresinde yer alan şemadan ilgili kişinin adının ve soyadının kaldırıldığının görüldüğü,
• Kanunun “Veri sorumlusuna başvuru” başlıklı 13’üncü maddesinin (1) numaralı fıkrasına göre ilgili kişinin, Kanunun uygulanmasıyla ilgili taleplerini yazılı olarak veya Kurulun belirleyeceği diğer yöntemlerle veri sorumlusuna ileteceği, mezkûr hükmün (2) numaralı fıkrasına göre ise veri sorumlusunun başvuruda yer alan talepleri, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracağı dikkate alındığında veri sorumlusunun ilgili kişinin başvurusuna süresi içinde cevap vermediğinin görüldüğü,

değerlendirmelerinden hareketle,

• Kooperatifler Kanunu’nun “Ortaklıktan çıkmayı kabulden kaçınma” başlıklı 13’üncü maddesi hükmü gereği ilgili kişinin çıktığını bildirdiği tarihten itibaren kişisel verilerin işlenme şartlarının ortadan kalktığı dikkate alındığında veri sorumlusu tarafından ilgili kişinin kişisel verilerinin Kooperatif ortaklığından ayrılmasına rağmen genel kurul davetiyesi gönderilmesi suretiyle işlenmeye devam edildiği, söz konusu kişisel veri işleme faaliyetinin Kanun’un 5’inci maddesinde yer alan veri işleme şartlarına dayanmadığı dikkate alındığında Kanun’un 12’nci maddesinde yer alan veri güvenliğine ilişkin yükümlülükleri yerine getirmediği değerlendirilen veri sorumlusu hakkında Kanun’un 18’inci maddesinin (1) numaralı fıkrasının (b) bendi uyarınca 50.000 TL idari para cezası uygulanmasına,
• İlgili kişinin kişisel verilerinin Kanun’un 7’nci maddesine uygun olarak imha edilmesi talebinin veri sorumlusu tarafından yerine getirilmiş olması nedeniyle Kanun kapsamında yapılacak bir işlem olmadığına,
• Veri sorumlusunun ilgili kişinin başvurusunu Kanunun 13’üncü maddesinin (2) numaralı fıkrasında belirtilen otuz günlük süre içerisinde sonuçlandırmamış olduğu görüldüğünden ilgili kişiler tarafından Kanun kapsamında yapılacak başvuruların Kanun’un 13’üncü maddesi hükmü ile Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’in 6’ncı maddesi hükmü uyarınca etkin, hukuka ve dürüstlük kuralına uygun şekilde, gerekçe belirterek ve süresi içinde sonuçlandırılması gerektiği hususunun veri sorumlusuna hatırlatılmasına,
• KOOPBİS’in veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden Ticaret Bakanlığının sorumlu olduğu dikkate alındığında söz konusu sisteme kaydedilen veriler bakımından Kooperatifin bir sorumluluğunun bulunmadığı, nitekim ilgili kişinin kişisel verilerinin Kooperatif tarafından KOOPBİS sistemine kaydedilmediği dikkate alındığında ilgili kişinin kişisel verilerinin KOOPBİS’e kaydedilmek suretiyle hukuka aykırı olarak işlendiği iddiası bakımından Kurul tarafından yapılacak bir işlem olmadığına

karar verilmiştir.